1 maja 2019 roku w życie weszła nowelizacja Ustawy o podatku od towarów i usług oraz Ustawy Prawo o miarach, regulująca proces wprowadzenia kas online oraz określająca zasady ich stosowania. Zgodnie z jej treścią, od 1 września 2019 r. ze sprzedaży zostaną wycofane kasy z papierowym zapisem kopii, a kilka miesięcy później obowiązek stosowania kas online obejmie wybrane branże.

Czym jest kasa fiskalna online?

Kasa fiskalna online to kasa, która ma wbudowaną dodatkową funkcjonalność umożliwiającą zautomatyzowany i bezpośredni przesył danych z kasy rejestrującej do Centralnego Repozytorium Kas.

W odróżnieniu do tradycyjnych kas, kasy fiskalne online zapisują kopie dokumentów w wewnętrznej pamięci, a użytkownik nie ma do nich dostępu. Aktualizacja oprogramowania odbywa się zdalnie – z serwera producenta pobierane są nowe wersje. Kasa drukuje papierowe paragony i jednocześnie emituje dokument elektroniczny tzw. e-paragon.

Od kiedy należy stosować kasy online?

Przedstawiony przez Ministerstwo Finansów harmonogram wymiany kas fiskalnych zakłada, że od 1 stycznia 2020 r. kasy online mają być stosowane w branży paliwowej oraz usługach naprawy pojazdów i wulkanizacji. 1 lipca 2020 r. do przedsiębiorców stosujących kasy online dołączą przedsiębiorcy z branż gastronomicznej, sprzedawcy węgla oraz ci, którzy świadczą usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania. Branża budowlana, usługi fryzjerskie, usługi w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów oraz usługi prawnicze zostaną objęte obowiązkiem posiadania kas fiskalnych online od 1 stycznia 2021 r.

Określono również termin, po którym zakup kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii nie będzie już możliwy. Kasy z papierowym zapisem kopii zostaną wycofane ze sprzedaży do 31 sierpnia 2019 r., zaś z elektronicznym zapisem kopii – do 31 grudnia 2022 r.
Należy jednak pamiętać, że wycofanie kas starego typu ze sprzedaży nie jest jednoznaczne z koniecznością zmiany kasy do tego czasu. Podatnik może używać kas rejestrujących z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii do momentu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej.

Sposób użytkowania kasy online

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas fiskalnych online, należy dokonać fiskalizacji, czyli procesu inicjującego pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej. Odbywa się to w trybie serwisowym i zapewnia połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas. Jest to proces jednokrotny oraz niepowtarzalny i powinien zakończyć się wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji.

Aby móc w pełni korzystać z kasy fiskalnej online, należy zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne przesyłanie danych. Takiemu automatycznemu przesyłaniu danych podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy. Wszystkie dane gromadzone są w pamięci chronionej od momentu poprzedniego automatycznego przesłania danych, a wysyłka odbywa się według harmonogramu przesyłania danych.

Przy użyciu kasy online wystawiane są:

  • paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej;
  • faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej;
  • raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej;
  • raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej;
  • raporty fiskalne okresowe, rozliczeniowe łączne oraz raporty zdarzeń w postaci papierowej;
  • dokumenty niefiskalne w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.

Serwis kas online

Przeglądu technicznego kasy należy dokonywać nie rzadziej niż co 2 lata, przy czym termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji.

Podatnik nie ma obowiązku dokonywania przeglądu kas w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, pod warunkiem, że w tym okresie nie prowadzi ewidencji.

Wykaz serwisantów upoważnionych do wykonywania serwisu kas prowadzony jest w postaci elektronicznej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących na podstawie art. 111 ust. 7a oraz art. 145a ust. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm.2)

About the Author