Dokumentacja pracownicza – przechowywanie, przetwarzanie i ochrona

Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona zgodnie z przepisami. Zakres, sposób i warunki przechowywania i zmiany postaci określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. Uwzględnia ono także wymagania dotyczące dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Najważniejszą zasadą jest prowadzenie akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika. Akta osobowe składają się z czterech części i obejmują:

A. oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie ze wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

B. oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (m.in. umowa o pracę, potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy, zaświadczenie o szkoleniu BHP, potwierdzenie zapoznania pracownika z warunkami zatrudnienia, dokumenty związane z udzielaniem urlopu);

C. oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (np. kopia wydanego świadectwa pracy, oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę)

D. odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej

Oprócz tego, pracodawca powinien prowadzić dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, wniosków pracownika dotyczących zmian w systemie czasu pracy oraz korzystania z urlopu wypoczynkowego, listę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Elektroniczne akta osobowe

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci elektronicznej i powinna być wówczas przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym m.in.:

  • zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem lub utratą danych,
  • stały dostęp do dokumentacji osobom upoważnionym
  • rejestrowanie zmian w dokumentacji dokonywanych przez osoby mające do niej dostęp (osoby te powinny być identyfikowane)
  • możliwość wydruku dokumentacji z systemu.

Kiedy e-dokumentacja pracownicza jest zabezpieczona?

Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest właściwie zabezpieczona, jeżeli spełnione zostały trzy warunki. Po pierwsze, dostęp do tej dokumentacji mają jedynie osoby upoważnione. Po drugie, zastosowane zostały procedury i rozwiązania mające chronić dokumentację przed przypadkowym lub trwałym zniszczeniem. Po trzecie, dokumentacja jest prowadzona i przechowywana przy zastosowaniu metod, które powszechnie uznaje się za skuteczne.

Aby właściwie zabezpieczyć dokumentację, należy spełniać te warunki jednocześnie i w sposób ciągły.


Co z papierową wersją dokumentu?

Zdarzają się sytuacje, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie elektronicznej zostaje dołączony dokument w wersji papierowej. W takim przypadku, pracodawca lub osoba upoważniona przez pracodawcę powinna zeskanować dokument (odwzorować cyfrowo), opatrzeć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieścić w dokumentacji w taki sposób, aby zapewnić czytelność, dostęp i spójność całej dokumentacji.

Po dopełnieniu procedury i przeniesieniu dokumentu do systemu teleinformatycznego, pracownik powinien odebrać od pracodawcy wersję papierową tego dokumentu. Jeśli tego nie zrobi, pracodawca może zniszczyć ten dokument w taki sposób, który uniemożliwi odtworzenie jego treści.



Dokumentacja pracownicza – odbiór przez pracownika

W sytuacji, gdy pracodawca chce poinformować pracownika albo byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji może to zrobić osobiście lub skorzystać z pośrednictwa operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę lub środków komunikacji elektronicznej. Doręczenie takiej informacji zawsze powinno odbywać się za pokwitowaniem, o czym należy pamiętać zwłaszcza korzystając z drogi elektronicznej (konieczne jest potwierdzenie doręczenia).

O ile dokumentacja w wersji papierowej jest odbierana osobiście i za pokwitowaniem (jeśli pracownik nie może odebrać dokumentacji sam, robi to osoba przez niego upoważniona), to dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej wydaje się pracownikowi na dwa sposoby: na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem lub za pośrednictwem poczty e-mail pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja ma zostać wydana będzie jednoznacznie zidentyfikowana, a wydanie dokumentacji zostanie potwierdzone dowodem doręczenia.


Autor: Ewelina Ośka

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369)

Uwaga: Przepisy niniejszego rozporządzenia są stosowane w całości do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 roku. W pozostałych przypadkach obowiązują wyłączenia szerzej opisane w rozporządzeniu.