Ewidencja czasu pracy

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy wszystkich zatrudnionych pracowników, niezależnie od rodzaju nawiązanego stosunku pracy, zawsze spoczywa na barkach pracodawcy. Jest to o tyle istotne, gdyż odpowiednio udokumentowana liczba przepracowanych godzin umożliwia ustalenie sprawiedliwego, a zarazem zgodnego z prawem wynagrodzenia oraz właściwej ilości wolnych dni przysługujących pracownikom, tak aby nie doszło do naruszenia ich prawa do odpoczynku.

Sposoby prowadzenia ewidencji

Od końca 2018 roku dozwolone są dwa sposoby prowadzenia ewidencji czasu pracy – forma elektroniczna oraz tradycyjna forma papierowa. Jednakże, mimo iż Państwowa Inspekcja Pracy dopuszcza możliwość wyłącznie elektronicznej formy prowadzenia dokumentacji, w interesie pracodawcy na wypadek ewentualnego sporu sądowego, zaleca się okresowy wydruk karty oraz uzyskanie na niej podpisu pracownika.

Przepisy prawa pracy nie określają jaki przedział czasowy powinna obejmować taka ewidencja, a także jak powinien wyglądać wzór jej karty. W związku z tym bez problemu można korzystać z pomocy profesjonalnych programów kadrowo-płacowych, niemal samodzielnie wykonujących wszystkie żmudne zestawienia i statystyki lub też samodzielnie opracować wzór, według własnych preferencji.

Warto również podkreślić, iż niezależnie od wybranego sposobu ewidencjonowania, w każdym przypadku należy zapewnić bezpieczeństwo danych, ich integralność, a także łatwy wydruk oraz możliwość identyfikacji osób mających dostęp do dokumentacji.

Elementy ujmowane w ewidencji

Dokumentem określającym podstawowe elementy uwzględniane przy ewidencjonowaniu czasu pracy jest Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem pod uwagę należy wziąć między innymi:

  • godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia czasu pracy, wraz z łączną liczbą przepracowanych godzin
  • godziny przepracowane w porach nocnych
  • liczbę nadgodzin
  • udzielone dni wolne od pracy
  • czas oraz miejsce pełnienia dyżuru
  • zwolnienia od pracy
  • wymiar usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych w pracy nieobecności

Mając na celu potwierdzenie oraz zwiększenie wiarygodności prowadzonej ewidencji czasu pracy należy dołączyć do dokumentacji wnioski o urlop, zwolnienia lekarskie lub wnioski pracowników, dotyczące na przykład ustalenia indywidualnego systemu czasu pracy.

Konsekwencje prawne

Właściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz jej bezproblemowe udostępnianie pracownikom podlega kontroli inspektora Państwowej Inspekcji Pracy. W zależności od rodzaju wykrytych nieprawidłowości oraz stopnia naruszenia przez pracodawcę Kodeksu Pracy, inspektor zobligowany jest do nałożenia różnego rodzaju upomnień lub kar. Najłagodniejszą konsekwencją, stosowaną w przypadku technicznych braków w zakresie ewidencjonowania jest wystosowanie wniosku o prawidłowe prowadzenie dokumentacji.

Z kolei wykroczenia dotyczące naruszenia przepisów czasu pracy lub nieprowadzenie ewidencji wiążą się z możliwością nałożenia wysokich kar finansowych, od dwóch do nawet trzydziestu tysięcy złotych. Inspektor pracy w przypadku podejrzenia dokonania próby sfałszowania ewidencji zobowiązany jest również do wystąpienia z wnioskiem o podejrzenie popełnienia przestępstwa.


WYJĄTKI OD REGUŁY

Jak mówi znane przysłowie- „Nie ma reguły bez wyjątku”. Tak jest i w tym przypadku. Ewidencji godzin pracy nie podlegają pracownicy, którzy są objęci zadaniowym systemem czasu pracy, pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy, a także pracownicy, którzy otrzymują ryczałt za pracę w godzinach nocnych lub nadliczbowych.

Jednakże w przypadku powyższych grup pracowników, nie oznacza to, iż pracodawca jest całkowicie zwolniony z obowiązku prowadzenia karty do ewidencjonowania czasu pracy. Dotyczy to jedynie informacji odnośnie godzin pracy, zaś w dalszym ciągu konieczna jest ewidencja dni świadczenia pracy, nieobecności oraz urlopów.


Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)